Uma plataforma de gerenciamento de projetos é um software usado para facilitar a visualização e gerenciamento de projetos e suas etapas por uma ou mais pessoas.
Afinal, notas adesivas podem ser ótimas aliadas na hora de organizar as ideias, planners ajudam a distribuir tarefas simples da semana, mas quando falamos de gestão e priorização de projetos, o ideal é usar uma tecnologia mais completa.
E é por isso que a plataforma de gerenciamento de projetos se tornou tão importante. Seja pela consolidação do trabalho híbrido e remoto ou pela praticidade de encontrar todas as atividades do dia em um único lugar, gestores estão colocando em prática novas formas de organizar fluxos de trabalho. Porque só anotar em agendas, bloquinhos e rascunhos de papel não é mais suficiente.
Existem diversas plataformas no mercado e, embora tenham funcionalidades semelhantes, possuem recursos específicos que podem se adequar melhor a alguns segmentos de negócio. Neste artigo, você entenderá um pouco mais sobre as vantagens dessas plataformas e conhecerá alguns exemplos.
Para que serve uma plataforma de gerenciamento de projetos?
Com as plataformas, é possível compartilhar os afazeres com colegas de forma automatizada e ágil. Isso porque além de auxiliarem na organização pessoal, também podem ser uma das principais ferramentas de gestão para supervisionar fluxos de trabalho.
Por exemplo, por meio de um uso coletivo e diário, é possível estar a par de quem são os responsáveis por cada tarefa, em média quanto tempo demora para cada atividade ser finalizada ou perceber metodologias que não estejam mais funcionando.
Organizar fluxos de trabalho pode solucionar inúmeros microproblemas que costumam se acumular e se transformar em prejuízos mais tarde. Utilizar uma plataforma de gerenciamento de projetos é como colocar uma lupa em obstáculos que não estão em evidência, no dia a dia.
Conheça vantagens de utilizar uma plataforma de gerenciamento de projetos:
- passa a acompanhar onde estão surgindo contratempos;
- demonstra quais são as pessoas ou equipes que estão sobrecarregadas ou com agendas livres;
- identifica quais demandas precisam de maior ou menor atenção;
- expõe como está a produtividade de cada integrante do time de projeto, possibilitando feedbacks mais assertivos, que alinhem os colaboradores com os resultados esperados.
O que fazer antes de implementar uma plataforma de gerenciamento de projetos?
O consultor de inovação e transformação digital Nicholas D. Evans separou o processo de implementação de plataformas digitais que também pode ser replicado com as plataformas de gerenciamento de projetos.
A recomendação é composta por quatro etapas, sendo as duas primeiras as mais importantes para quem pensa em adaptar os fluxos de trabalho de seus colaboradores.
- Estabeleça a base comercial e técnica: entenda quais as principais plataformas de gerenciamento de projetos que oferecem aquilo que sua equipe precisa. Ou seja, é preciso fazer um diagnóstico das dores da equipe antes de escolher um software.
- Faça um alinhamento para demonstrar o valor da plataforma: é essencial que os funcionários e as lideranças compreendam a imprescindibilidade da mudança, o impacto que causará no dia a dia da empresa e o quão importante é o engajamento de todos em um período inicial de uso.
Claro, nem tudo depende somente de boa vontade. É necessário que, antes da implementação de qualquer ferramenta de gestão, haja um estudo a respeito de prováveis custos, a usabilidade de cada ferramenta, qual plataforma melhor atenderá o seu tipo de negócio e o que terá de mudar para a efetivação de seu uso diário.
A implementação de uma ferramenta de gerenciamento é uma forma inteligente de fazer com que colaboradores se sintam estimulados a se engajarem nos projetos.
Além disso, uma equipe autogerenciável acaba naturalmente se tornando uma equipe propositiva, protagonista, que sabe reduzir danos e, quando inevitável, soluciona problemas das maneiras mais criativas possíveis.
Sugestões de ferramentas de gestão de projetos
Se você quer saber qual a melhor plataforma para gerenciamento de projetos para a sua empresa, é importante analisar a realidade da sua equipe, a cultura organizacional e os objetivos que querem ser alcançados.
Afinal, não há uma resposta única para essa pergunta, pois tudo dependerá das condições citadas anteriormente, ou seja, do contexto da organização.
Uma dica é perguntar sobre quais são os principais clientes da empresa que comercializa a plataforma. Se você é uma agência de marketing, por exemplo, vale a pena buscar por uma plataforma mais alinhada com os desafios do seu segmento.
Artia
O Artia é considerado uma ferramenta bastante completa no que diz respeito a gerenciamento de projetos. Com mais de 50 funções, no Artia você tem acesso a quadros de tarefas, relatórios de desempenho, montagem de cronograma de projetos, controle financeiro e até marcação de ponto dos colaboradores.
Além disso, um diferencial bem interessante é que, nesta ferramenta, os usuários têm acesso a um recurso de produtividade: a dinâmica Pomodoro, que gerencia seu tempo intercalando períodos de trabalho de 25 minutos e 5 minutos de pausa ao longo do expediente.
Microsoft Planner
O Microsoft Planner é uma ferramenta inclusa no Office 365, na qual, além da possibilidade de criar e gerenciar tarefas em grupo, também há um local para carregar e compartilhar arquivos das mais variadas extensões. Mas, claro, a grande vantagem de se investir no uso do Planner é a integração com outros componentes do pacote Office 365, que funcionam perfeitamente juntos.
Asana
O Asana também é uma ferramenta bastante robusta em termos de gerenciamento de projetos. As tarefas podem ser organizadas em quadros com cartões, listas e até visualizadas num calendário. Nele, uma equipe pode dividir os afazeres de um projeto, definir o responsável, prazos com data e hora para cada atividade, bem como ordenar cada uma por meio de tags de prioridade, tudo bem personalizado.
Jira
O Jira pode ser melhor definido como uma família de ferramentas, porém aqui serão citadas somente as relacionadas à gestão de projetos. O Jira Software é voltado para quem trabalha com desenvolvimento de softwares, gestão de projetos e produtos. Seu foco está no rastreamento de bugs, criação e planejamento de sprints, execução e acompanhamento de tarefas.
Já o Jira Work Management é indicado para todos os tipos de negócios. Aqui, como em outras ferramentas de gestão, você pode criar quadros, listas, calendários, linha do tempo, vai do gosto de cada um. Também há a possibilidade de criação de formulários personalizados para cada projeto ou objetivo, onde podem ser apontadas as prioridades e inserir solicitações.
O grande atrativo do Jira fica por conta do fornecimento de mais de 30 relatórios de acompanhamento de resultados, com visão geral, métricas e opções mais avançadas para a visualização de dados mais completos sobre o andamento do projeto.
Trello
Semelhante ao Asana e ao Jira, o Trello é bem popular entre times que buscam simplicidade e facilidade em uso. Pode ser compartilhado entre vários projetos, parceiros e temas com afinidade. Além disso, pode ser utilizado também como um suporte a registro de projetos individuais, no lugar do caderno de anotações.
Por fim, se você busca ser uma liderança ágil, deve saber que, independentemente da plataforma de gerenciamento de projetos escolhida, não é preciso cobrar novos resultados da equipe a todo momento. É mais importante demonstrar confiança nos resultados já alcançados e reafirmar a capacidade que todos têm de cumprir suas tarefas.
Para saber mais sobre como ser uma liderança capaz de conduzir a equipe para a inovação, leia o livro Liderança para a inovação: como aprender, adaptar e conduzir a transformação cultural nas organizações e considere a promoção de workshops in company sobre o assunto.
