Para administrar o tempo de maneira mais eficiente, priorizando o que é necessário ou urgente e delegando ou adiando tarefas não urgentes, o método GTD — Get Things Done é indicado como uma ferramenta para auxiliar na organização e produtividade.
A metodologia para maximizar a produtividade pessoal e profissional, consiste em produzir mais e melhor, gastando menos tempo e energia. Liberando tempo — físico e mental — para investir no autodesenvolvimento, descanso, lazer e tudo o que faz sentido para você.
O método GTD propõe o planejamento do tempo, a partir de um fluxo para execução das atividades de rotina, proporcionando eficiência na organização de compromissos. Para aplicar o método em sua rotina, é necessário criar hábitos consistentes e, assim, aprimorar a organização de suas atividades para obter os benefícios dessa metodologia de produtividade.
O que é o método GTD?
Criado por David Allen, o método GTD auxilia na organização e produtividade sendo uma ferramenta que ensina a utilizar o tempo de maneira mais eficiente. Do inglês “Get Things Done”, o método foi ensinado em seu livro “A arte de fazer acontecer“.
A metodologia de produtividade é aplicada em 5 etapas que auxiliam as pessoas a gerenciarem com muito mais eficiência suas tarefas diárias. O principal objetivo do método GTD é minimizar o estresse e a ansiedade ao mesmo tempo em que maximiza a produtividade. Uma vez que você começa a conseguir lembrar de todos os compromissos que acontecem no seu dia, além daquele sentimento de que nada está ficando para trás, o sentimento de sobrecarga passa a ser menor.
Como aplicar o método GTD no dia a dia?
É importante compreender que o método GTD baseia-se em um conceito chamado “mind like water’‘, referência das artes marciais, que significa, basicamente, ter tudo sob controle. Ou seja, se algo sair dos trilhos, você também saberá a melhor maneira de lidar com cada uma das situações.
O método GTD define cinco passos para organizar tarefas diariamente.
Capturar
David Allen acredita que a nossa mente deve produzir ideias e não armazená-las. Então, nesse primeiro passo é necessário tirar as ideias e lembranças de coisas que há para se fazer e passar para um sistema confiável. Afinal, nossa mente é excelente para imaginar, criar e buscar soluções, mas tem um potencial limitado de armazenamento que exige disciplina para organizar o que está planejado e evitar a sobrecarga mental.
Nesse primeiro passo, o importante é anotar as atividades em um lugar onde seja mais fácil organizá-las. Algumas pessoas preferem papel e caneta, agenda, outras o celular ou o computador. Anote ideias, coisas a fazer, projetos, objetivos e tudo o que surgir de relevante enquanto você está fazendo esse exercício. E que, claro, requer sua atenção e foco em algum momento.
É recomendado que você mantenha o hábito de anotar sempre que necessário, também. Imagine que você esteja em uma reunião e ali você tem um insight interessante, mas depois não se recorda para colocá-lo em prática.
Esclarecer
Nesta etapa você se dedica com foco e atenção para analisar cada uma das atividades que foram “capturadas” e, assim, decidir o que demanda sua ação naquele momento ou não. Se, ao analisar uma das ideias, você compreender que ela não demanda nenhuma ação, o que pode ser feito é “jogar” aquela informação fora, incubar, ou seja, guardar a ideia para um outro momento relevante onde ela precisará ser utilizada ou “arquivar”, como possível referência para outras ideias.
Caso aquela ideia demande alguma ação específica, os caminhos podem ser: realizar aquela atividade ou demanda na hora, delegar para que alguém a faça ou adiar, comprometendo-se de que irá realizá-la o mais rápido possível.
Organizar
Nesse passo é importante que você organize as suas tarefas e projetos de acordo com o contexto em que se encaixa cada um deles. Para isso, você pode criar listas e pastas.
Por exemplo a lista de “trabalho”, onde serão colocadas todas as demandas relacionadas à carreira profissional. “Pessoal” onde estão todas as demandas do dia a dia, “Estudos” e, assim por diante. Isso ajudará você a identificar o que precisa ser feito mais facilmente em cada um desses contextos.
Refletir
É importante que você faça uma revisão periódica, de preferência semanal, das suas listas, atividades e tarefas para reavaliar prioridades e reorganizar suas obrigações. Nesse ponto, já passamos por três dos passos do método GTD: você já capturou, esclareceu e organizou as suas ideias. Para garantir que ela seja feita, anote-a como um compromisso semanal em seu calendário.
Engajar
O último passo do método GTD é o engajamento. Isso significa que você terá que definir critérios para decidir sobre cada uma de suas ações, transformando isso em um hábito que esteja alinhado com seus propósitos e prioridades.
Saber fazer a gestão de próprio tempo é uma das habilidades exigidas dos líderes do futuro. Por isso, busque aplicar o método para maximizar produtividade pessoal e profissional.
