Vivemos em uma sociedade cada vez mais complexa e imediatista. A correria do dia a dia, o mau gerenciamento do tempo e a consequente sensação de que “eu não dei conta de tudo que deveria”, acabam contribuindo com problemas, como: ansiedade, estresse, síndrome de burnout, etc. Por esse motivo, pensar na priorização de projetos é essencial.
Em empresas, independentemente do porte, o mapeamento de prioridades influencia as tomadas de decisões, os resultados de produtividade, a gestão e até mesmo a qualidade final de produtos e serviços que serão entregues ao cliente.
O fato é que você já deve ter ouvido falar sobre a importância da gestão de tempo, mas será que conhece e sabe colocar em prática alguns dos métodos de organização?
Neste artigo, vamos falar sobre Matriz GUT e outros métodos de priorização de projetos. Eles ajudarão você a identificar o que precisa ser resolvido logo e o que pode ser trabalhado com mais tempo, focando no que realmente é crucial para o desenvolvimento das atividades.
O que priorização de projetos tem a ver com Lean Thinking?
O pensamento Lean tem origem na Toyota, no Japão, no período após a Segunda Guerra Mundial. O intuito naquela época era entregar produtos e serviços em menos tempo, gastando menos, desperdiçando menos e mantendo a mesma qualidade.
De lá para cá, a estratégia Lean se transformou, ganhou espaço na cultura das startups e em empresas consolidadas, visando principalmente eliminar o que não agrega valor. Sendo super aderente ao momento em que vivenciamos a era da experiência do cliente e de transformações digitais.
O Lean Thinking procura especificar valor a partir da visão do cliente. Em seguida, alinha a melhor sequência de atividades para que esse valor seja entregue. Durante o processo, o projeto e as atividades que o compõem são desenvolvidas com pouca ou nenhuma interrupção. O resultado disso são entregas mais eficazes e assertivas feitas até mesmo antes do prazo final.
Portanto, o pensamento Lean tem muito a ver com a priorização de projetos, ou seja, com a capacidade de elaborar uma lista ou sequência de itens, cuja execução será guiada por critérios bem definidos e compartilhados com toda a equipe. O intuito final? Entregar valor.
Assim, se formos pensar na realidade das empresas, esse valor se traduz na satisfação do cliente, mas os benefícios vão além. Saber priorizar projetos e atividades do dia a dia, é algo que entrega valor a sua qualidade de vida.
Benefícios da priorização de projetos
Afinal, quando você e sua equipe aprendem a priorizar projetos, algumas das vantagens percebidas são:
- aumento de produtividade: ao focar em um gerenciamento de tempo eficiente, você não perde mais tanto tempo com o colhimento, autenticação e organização de dados e informações.
- otimização de tempo: com um cronograma definido, fica mais fácil saber o que é preciso fazer e o tempo que se tem para concluir cada atividade, sem perder tanto tempo decidindo o próximo passo.
- mais foco: uma boa gestão do tempo pode ajudar os membros da equipe a ficarem menos inseguros nas tomadas de decisões, facilitando a execução das atividades.
- maior bem-estar e conforto: a gestão do tempo também traz benefícios à saúde, pois ajuda você a se ver livre da ansiedade e do estresse causado pela má administração das tarefas.
3 métodos para melhorar a priorização de projetos
Antes de aplicar qualquer um dos métodos a seguir, saiba que gerenciar tarefas é algo que exige, além de organização, autoconhecimento, muitas vezes uma mudança de mindset, adaptabilidade e flexibilidade.
Afinal, a priorização facilita a rotina, mas não impede que imprevistos aconteçam. O que mudará é sua postura e capacidade de resposta, visto que agora você terá tudo muito mais explícito e definido no que diz respeito à execução dos projetos.
Como exemplo de projeto, imaginemos uma startup que criou um app relacionado à educação. Situações relacionadas ao cotidiano dessa startup aparecerão em cada um dos métodos.
1. Como classificar as pendências na Matriz GUT?
Este método trabalha com uma tríade – Gravidade, Urgência e Tendência (GUT).
Na rotina da startup que criamos como exemplo, existem vários projetos pendentes: lançamento da atualização do app, contratação de novo desenvolvedor, nova pesquisa de satisfação com os usuários, ajuste de erro em uma seção do app, etc.
Sendo assim, com a GUT, cada um dos exemplos deverá ser classificado com uma nota de 1 a 5 e em cada uma das categorias.
Gravidade – avalie o impacto que determinado projeto terá para a empresa e os envolvidos. Assim, determine a gravidade do problema com base nos efeitos que ele trará a médio ou longo prazo. Quanto maior a nota, mais grave.
Urgência – você tem tempo para resolver isso, até que ele comece a causar impactos negativos? Se sim, não é urgente. Quanto maior a nota, mais urgente, ou seja, precisa ser revolvido com rapidez. Por exemplo, o ajuste de erro numa seção do app, pode receber nota 5 se os clientes já estão sendo prejudicados com essa falha.
Tendência – avalie qual a chance do problema crescer bruscamente, caso não seja resolvido rapidamente. Quanto maior a nota, maior é o impacto da não resolução do problema.
Para ter sua ordem de prioridade, basta multiplicar os valores atribuídos (G x U x T). Do maior para o menor, você terá uma classificação decrescente, ou seja, quanto maior o resultado maior é a prioridade do projeto.
2. GTD
O método Getting Things Done (GTD) foi criado por David Allen e foi divulgado no livro: “A arte de fazer acontecer”.
O GTD é mais aberto e consiste em uma série de boas práticas. Pensando no contexto da nossa startup, com o GTD é fundamental que as ideias saiam da cabeça e sejam registradas em um meio físico ou digital. Sendo assim, se o objetivo é lançar uma atualização do aplicativo, deixe isso anotado “lançar atualização do app”.
Se houver alguma tarefa que você leva cerca de 2 minutos para fazer, faça logo. Além disso, defina datas para as outras ações. Por exemplo, “fazer um teste antes de lançar a atualização do app – 10 de outubro”.
O que mais falta? Algum ajuste foi identificado e alguém já está trabalhando nisso? O próximo passo é o teste 2? Crie listas-chave para encadear tudo. Por fim, não deixe que as demandas relacionadas se acumulem. Leia seus e-mails, organize anotações e pendências (inclusive as que não estão relacionadas ao trabalho em si).
O lançamento do app é um projeto que talvez ocupe muito tempo da equipe, mas cada pessoa também possui outras atividades importantes na vida e que não estão relacionadas a isso.
3. 5W2H e 2W1P
Ambos fazem parte do mesmo método, a segunda sigla é uma simplificação. Veja quais são os significados:
5W
What (o que será feito?);
Why (por que será feito?);
Where (onde será feito?);
When (quando será feito?);
Who (quem fará?).
2H
How (como o projeto será feito?);
How much (quanto vai custar?).
O 5W2H é um método aplicado em várias áreas. Se você tem um projeto composto por muitas etapas, ele é uma das indicações. Isso porque as perguntas que ele faz ajudam na distribuição de atividades entre as pessoas envolvidas. Ou seja, partindo do princípio que projetos maiores não são feitos sozinhos.
No entanto, o 5W2H é bastante extenso e é possível usar uma versão mais simplificada e ágil. Procure adaptar para apenas para 2W1P.
2W
What – (o que deve ser feito?);
When – (quando/data que deve ser executado).
1P
Priority (prioridade – o que deve ser elaborado antes de tudo?).
O mais importante na priorização de projetos e tarefas é administrar a procrastinação que também é importante em processos criativos. Ao classificar e priorizar suas atividades, em um único espaço, e de forma organizada, você terá mais tempo para você mesmo.
Além disso, por estarem anotadas, você consegue descansar seu cérebro que não precisará lembrar repetidas vezes do que deve ser feito. Isso traz tranquilidade para pensar em outros aspectos da sua vida. Experimente e compartilhe conosco.
E se você e sua equipe tem dificuldade na priorização de projetos, considere também a capacitação como uma opção para superar esse desafio. Conheça nossos cursos e workshops in company que podem contribuir com a rotina na sua empresa.
Ferramentas que ajudam na priorização de projetos
A tecnologia é uma aliada na hora de organizar as atividades. Confira algumas ferramentas que podem ser úteis.
Google Keep: sua inspiração é em um bloco de notas. Assim, você pode armazenar ideias, gravar nota de voz e transcrevê-la e, ainda, tirar fotos de documentos. Também é possível modificar as cores de cada nota e depois compartilhar tudo com a equipe.
Trello: a inspiração aqui é o kanban. Desse modo, cada tarefa ou projeto é dividido em quadros, os chamados boards. E em cada board, você adiciona cartões que podem ser movidos a medida que a tarefa for evoluindo entre es etapas predeterminadas. No Trello, você também pode adicionar outras pessoas e permitir que elas contribuam com os projetos.
Calendly: facilita a comunicação com clientes e fornecedores na hora de marcar uma reunião. Ele se integra a sua agenda do Google e mostra para a pessoa, os horários que você tem disponíveis, permitindo que ela escolha o melhor para ambos.
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